Whistleblowing Policy

OC&C setzt auf Ehrlichkeit und Integrität in allen Geschäftsbereichen – und erwartet dasselbe von dir und allen Mitarbeitenden. Doch in jeder Organisation besteht das Risiko, dass Fehlverhalten unbemerkt bleibt oder unbeabsichtigt geduldet wird. Deshalb ist es wichtig, dass du aktiv dazu beiträgst, illegales oder unethisches Verhalten zu erkennen, zu verhindern und zu melden.

Wenn du Fehlverhalten vermutest, zögere nicht – melde es unverzüglich. Wir nehmen jede Meldung ernst, ergreifen geeignete Maßnahmen und setzen alles daran, Probleme zu lösen.

Diese Richtlinie erklärt, was unter eine Whistleblower-Meldung fällt, wie du eine Meldung einreichst, wer meldungsberechtigt ist und welche Schutzmaßnahmen für Hinweisgeber gelten. Sie entspricht der EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen EU-Recht melden.

Meldbare Sachverhalte

Whistleblowing bezeichnet die Offenlegung von Informationen über Gesundheits- und Sicherheitsprobleme, Betrug oder anderes illegales bzw. unethisches Verhalten am Arbeitsplatz. Eine solche Offenlegung erfolgt im öffentlichen Interesse durch einen Mitarbeiter oder Arbeitnehmer, der begründeten Glauben daran hat, dass:

  • eine Straftat,
  • ein Justizirrtum,
  • eine Handlung, die ein Risiko für Gesundheit und Sicherheit darstellt,
  • eine Handlung, die zu schweren Umweltschäden führt,
  • ein Verstoß gegen eine gesetzliche Verpflichtung oder
  • die Verschleierung eines der oben genannten Vergehen

begangen wird, bereits begangen wurde oder wahrscheinlich begangen wird. Du musst dafür keine Beweise haben – ein begründeter Verdacht reicht aus.

Wenn deine Beschwerde jedoch deine eigenen Beschäftigungs- oder Arbeitsbedingungen oder andere interne Angelegenheiten betrifft, die nicht in die oben genannten Kategorien fallen, solltest du dich an deinen Vorgesetzten oder die Personalabteilung wenden. Solche Beschwerden gelten nicht als Whistleblowing.

Meldungsberechtigte Personen

Personen, die Grund zur Annahme haben, dass in ihrem Arbeitsumfeld ein Fehlverhalten aufgetreten ist. Im Einzelnen:

  • Mitarbeiter, Partner, Aushilfen und Praktikanten
  • Berater, unabhängige Auftragnehmer
  • Lieferanten
  • Potenzielle und entlassene Mitarbeiter

Meldewege

Wir empfehlen dir, etwaige Bedenken zunächst deinem Vorgesetzten oder einem Mitglied des HR-Teams mitzuteilen. Wir werden dann so bald wie möglich ein Treffen mit dir vereinbaren, um dein Anliegen zu besprechen. Du kannst dabei von einem Kollegen oder Gewerkschaftsvertreter begleitet werden, der die Vertraulichkeit deiner Meldung sowie aller nachfolgenden Untersuchungen wahren muss.

Wenn du den Sachverhalt nicht deinem Vorgesetzten, dem Büroleiter oder einem Mitglied der Personalabteilung mitteilen möchtest, kannst du eine Meldung auf folgenden Wegen einreichen:

  1. Mitglied des Risikoausschusses (für alle zugelassenen Personen verfügbar)

 

2. Berichtsplattform – Vault (nur für OC&C-Mitarbeiter verfügbar)

Zu den internen Personen, die für die Bearbeitung von Berichten verantwortlich sind, gehören Mitglieder des Risiko- und Prüfungsausschusses („RAC“). Der RAC besteht aus autorisierten Direktoren und Partnern, die für Informationssicherheit, Risikomanagement, Datenschutz und Verhaltenskodex verantwortlich sind. Berichte werden bestätigt und dem Hinweisgeber wird innerhalb von 3 Monaten weiteres Feedback gegeben.

Wenn Du der Meinung bist, dass ein Problem nicht über die internen Kanäle des Unternehmens gelöst werden kann oder dort nicht angemessen behandelt wird, kannst Du dich an einen völlig unabhängigen externen Vertrauensperson wenden:

Die gesamte Kommunikation mit der Vertrauensperson ist streng vertraulich. Sie ist befugt, die von dir angesprochenen Probleme zu untersuchen.

Meldungen können auch anonym erfolgen, sollten aber möglichst detailliert sein, um eine gründliche Untersuchung zu ermöglichen. Idealerweise enthält deine Meldung:

  • Deinen vollständigen Namen, deine Dienststelle sowie eine E-Mail-Adresse, unter der wir dich für spätere Rückfragen oder Updates erreichen können (sofern du nicht anonym bleiben möchtest).
  • Die Umstände, Zeit und den Ort des gemeldeten Vorfalls, eine Beschreibung der Fakten sowie Informationen darüber, wie du von diesen erfahren hast.
  • Den Namen, die Berufsbezeichnung und die Funktion der für das Fehlverhalten verantwortlichen Person(en).
  • Angaben zu weiteren Zeugen, die deine Angaben bestätigen können.
  • Alle weiteren relevanten Informationen, Unterlagen oder Details, die zur Klärung des Sachverhalts beitragen.

Auch wenn du die Möglichkeit hast, anonym eine Meldung abzugeben, empfehlen wir dies nicht, da eine Untersuchung ohne weitere Rückfragen erschwert oder sogar unmöglich sein kann. Zudem ist es schwieriger festzustellen, ob die Anschuldigungen glaubwürdig sind. Dennoch setzen wir alles daran, auch anonyme Hinweise sorgfältig zu prüfen.

Du hast ebenfalls die Möglichkeit, deine Meldung an eine befugte externe Stelle wie das Bundesamt für Justiz zu richten. Wir empfehlen dir jedoch, vorher Rücksprache mit unseren internen Ansprechpartnern zu halten – dazu gehören unsere Rechtsberater, die Personalabteilung oder der Risiko- und Prüfungsausschuss.

Bitte beachte, dass absichtlich falsche oder in böser Absicht getätigte Meldungen als Fehlverhalten gewertet und im Rahmen eines Disziplinarverfahrens geahndet werden können.

Schutzmaßnahmen

Du kannst berechtigte Anliegen ohne Bedenken zur Sprache bringen, denn jede Meldung wird ernst genommen und sorgfältig untersucht.

Du bist gesetzlich geschützt und hast das Recht, weder entlassen, benachteiligt noch schikaniert zu werden, weil du ein Fehlverhalten gemeldet hast oder ernsthaft davon ausgehst, dass ein solches vorliegt. Auch deine Identität bleibt vertraulich, es sei denn, du stimmst einer Offenlegung zu oder eine Offenlegung ist in Ausnahmefällen gesetzlich vorgeschrieben.